Как организовать Latte art battle за 10 шагов

Если в открытии кофейни место имеет огромное значение, то в организации кофейного мероприятия ещё больше. Определите для себя кол-во участников и гостей. Оцените соизмеримость с выбранной вами площадью. Оцените технические параметры (вода, электричество, вентиляция, пожарная безопасность, распределение потоков людей и навигация). Сопоставьте полученные данные с техническим райдером для установки необходимого оборудования.

Мы решили поспособствовать развитию географии проведения кофейных мероприятий в Украине. Описали 10 простых шагов, на примере организации Latte Art battle, которые помогут вам в организации кофейного события в вашем городе.

1. Выберите место

Для честной конкуренции должны быть правила. За основу вы можете взять оценочную таблицу World Latte Art Championship, но систему сделать проще. Оценивайте латте арт в сумме точек быстрого анализа без подсчета баллов.

Оцениваем:
- идентичность заданному рисунку,
- визуальное качество пены,
- контраст,
- гармония и размер расположения в чашке,
- успешно достигнутый уровень сложности,
- креативность,
- общая привлекательность.

Определите кол-во раундов, и кол-во участников. Определите хронометраж на выступление, уборку и подготовку. Определите кол-во судей, критерии оценки, технические параметры, которые вы сообщите участникам заранее.

Будьте креативны, и не ориентируйтесь на классические регламенты. Придумайте нестандартные и смешные задания. Быть может нестандартная посуда вливания, или же вливание с связанными руками?

Убедитесь, что вы знаете формат наизнанку. Наиболее распространенный формат это «лицом к лицу», «на выбывания», когда победитель выигрывает, а проигравший устраняется. Всегда старайтесь использовать 8, 16 или 32 участников, чтобы срабатывала парность, и в каждом раунде был новый соперник для каждого бариста.

2. Придумайте свой стиль и название

Важно, чтобы вас запомнили, и вы четко ассоциировались с названием мероприятия. Это поможет вам в дальнейшем, если вы захотите провести мероприятие повторно и сделать формат соревнования регулярным.

Попросите дизайнера разработать обложки для социальных сетей, афишу, а может даже и сайт.

3. Определите правила

На основании составленного списка необходимого и бюджета, найдите спонсоров для конкретной категории. Определите для себя какие задачи спонсора вы способны решить с помощью организованного мероприятия. Составь краткий спонсорский пакет, где определите, что вы ожидаете от спонсора в данной категории, и какие информационные каналы будут предоставлены вами.

К примеру:
Вы находитесь в поисках молока для чемпионата, а производитель молока в поисках информационных поводов для презентации своего продукта, которое специально разработано для сегмента HoReCa. Предложите организовать отдельный рекламный стенд, где волонтёры смогут провести дегустацию или же мастер-класс по латте арт для всех гостей вашего мероприятия.

Руководствуйтесь принципом - WinWin

4. Создайте список всего необходимого и составьте бюджет

После определения локации и правил, вам необходимо определить список всего необходимого и сформировать бюджет. На первый взгляд вам покажется, что вы затеяли непосильное дело, ведь понадобится многое. А именно:
- Мебель
- Кофейное оборудование
- Кофейные аксессуары и посуда
- Печать и канцелярия
- Сувенирная продукция
- Рекламная продукция (баннер)
- Кофе и молоко, вода
- Фотограф, видео, трансляция
- Аудио (микрон, колонки, микшер)
- Аренда локации
- Технический райдер
- Гостевой райдер судей
- Вечеринка в честь закрытия
- Призовой фонд
- Ведущий

Детально опишите каждую категорию предусмотрев все расходные.

5. Найдите спонсоров

Любая организация требует команды и своего координатора. Я не сомневаюсь, что вы способны держать в голове много задач, и что вы думаете, что лучший способ сделать хорошо, это сделать самому. Поверьте, не в этом случае.

Сформируйте свою команду волонтёров, которые помогут вам в организации.

Роли волонтёров:
- Команда технической установки
- Волонтёр по работе с участниками
- Волонтёр по работе с судьями
- MC
- Оператор
- Фотографы
- Менеджер на станции. Хронометрист
- Волонтёры по мойке посуды
- smm менеджер (необязательно)
* Это базовые роли, задачи которых вы сможете объединить, или же расширить.
Звучит как много? Не волнуйтесь: люди будут очень рады помочь в таком захватывающем мероприятии.

6. Установите регистрационный взнос за участие

Установите регистрационный взнос, который выступит гарантией решимости участников. Ведь подать заявку и оплатить регистрационный взнос, это разные уровни осознанности принятого решения. Все взносы идут на призовой фонд и на расходы связанные с гостевым райдером судей.

7. Сформируйте команду волонтёров

Используйте социальные сети. Создайте мероприятие в фейсбуке, напечатайте афиши, разошлите приглашение потенциальным участникам, судьям, спонсорам. Вдохновите людей на участие и поддержку. Будьте убедительны. Многие бариста будут сомневаться и будут убеждать себя в неготовности к конкурированию. Поддержите словом таких участников.

8. Определите судей

Уровень участников определяет уровень мероприятия, но уровень судей определяет объективность и доверие к результату. Судьи не обязательно должны быть бариста, но они должны быть известны и уважаемы среди кофейной общественности. Это могут быть судьи национальных чемпионатов, владельцы кофейного бизнеса. Убедитесь, что у судей нет конфликта интересов с участниками. Так же позаботьтесь сформировать роли в судействе, установив роль главного судьи. Предварительно организуйте калибровку для судей, где обсудите критерии оценки и правила. Как правило в баттлах участвуют 3 судьи, которые определяет победителя большинством, указывая на лучшую чашку.

Судьи не обязательно должны быть бариста, но они должны быть хорошо известны и уважаемы среди кофейного общества. Они могут быть чемпионами среди баристa, владельцами кафе, ожарки и т.д.

9. Продвигайте мероприятие

10. Проведите мероприятие в wow атмосфере

Будьте креативны и создайте запоминающеюся атмосферу. Проявите заботу о судьях, участниках, гостях, спонсорах. Многие приедут впервые в ваш город, и им необходима ваша помощь в осмотре достопримечательностей, ваши рекомендации по посещению кофейных мест или ресторанов. Сделайте так, чтобы ваши гости получили максимально приятные и непредсказуемые эмоции.